Responsable : Directeur financier
Localisation : Bryanston, Johannesburg
Objectif principal :
• Gestion de toutes les procédures opérationnelles standard, y compris : coordination des mises à jour et des approbations nécessaires, garantie d'un bon formatage, traductions, contrôle des versions sur Sharepoint, diffusion à l'échelle de l'organisation.
• Gestion de la boîte à outils d'administration : s'assurer que les outils sont disponibles pour chaque service (il faudra travailler avec les services sur ce point et/ou les développer en utilisant des exemples de parcs - par exemple, développer un bon exemple de plan de développement des infrastructures), s'assurer qu'ils sont bien formatés, à jour et traduits. Assurer la diffusion à l'échelle de l'organisation.
• Supervision de tous les audits opérationnels : coordination et formation des auditeurs, briefing des parcs audités avant/après l'audit, supervision de l'élaboration des rapports, maintenance et amélioration du cadre et des outils d'audit pour s'assurer qu'ils sont à jour. Travailler en étroite collaboration avec les services financiers et opérationnels pour garantir une bonne coordination pour l'audit ainsi qu'après l'audit en termes de correction des domaines de non-conformité. Rendre compte au FR&A de la clôture des conclusions.
• Coordination du registre des risques : coordonner la discussion sur les risques pour le Comité exécutif par pilier. À mettre à jour avant chaque réunion du FR&A (2 x par an). Registre des risques à transmettre à l'UGP. Chaque UGP doit le remplir et l'envoyer au responsable de la conformité, de l'assurance et des risques pour qu'il les rassemble. Le registre des risques institutionnels doit également être mis à jour. Examiner le registre juridique préparé par le conseiller juridique avec toutes les affaires juridiques pour/contre les parcs (2 x par an).
• Coordonner/rassembler les commentaires des lettres de gestion d'audit pour tous les audits statutaires. Mesures prises pour corriger ; progrès de l'audit suivant requis.
• Aider à l'intégration/à l'apprentissage : en coordination avec les RH, examiner les mécanismes pragmatiques pour intégrer le nouveau personnel aux SOP et aux outils disponibles (par exemple, par le biais de cours d'apprentissage simples, de programmes d'intégration appropriés, etc.) et pour que lesdits outils soient traduits et tenus à jour. Mener des examens/enquêtes pour déterminer si l'intégration a lieu et est efficace ? Des corrections de cap ?
• Gestion de la ligne d'alerte : coordonner les contributions reçues de la ligne d'alerte indépendante. S'assurer que les alertes sont traitées de manière appropriée et clôturées. Retour d'information au comité FR&A.
• Garanties : Soutenir le service responsable des garanties (sociales et environnementales) dans le développement des procédures opérationnelles standard, des cadres et des mécanismes et mener des audits réguliers sur la mise en œuvre des différents cadres dans l'ensemble de l'organisation. ..ou similaire.
• Aider à compiler les commentaires pour le comité FR&A sur d'autres audits, par exemple les audits d'application de la loi (effectués par le responsable de l'application de la loi).
Domaines clés :
• Gérer toutes les procédures opérationnelles standard.
Veiller à ce que l'ensemble des procédures opérationnelles standard soit accessible sur SharePoint.
Veiller à ce que toutes les procédures opérationnelles standard soient traduites dans les langues requises. Veiller à ce que
toutes les modifications soient incorporées dans toutes les versions linguistiques.
Veiller à ce qu'un mécanisme soit en place pour la mise à jour annuelle des procédures opérationnelles standard et leur diffusion de manière systématique.
Classer correctement les versions archivées
. Élaborer un court document de politique/procédure sur la manière de formater et de gérer les procédures opérationnelles standard, pour la boîte à outils de l'administrateur.
Développer des mécanismes de diffusion des procédures opérationnelles standard (test ou cours court en ligne, courtes vidéos, animations, etc.).
Soutenir l'intégration appropriée en ce qui concerne les procédures opérationnelles standard, les outils, etc.
• Assurer la mise à jour et la maintenance de la boîte à outils d'administration.
Parcourez toutes les procédures opérationnelles standard pour déterminer la liste complète des outils référencés.
Travaillez avec les chefs de service pour vous assurer que les outils/modèles sont à jour, propres, formatés et nommés de la même manière que la référence de la procédure opérationnelle standard.
Une fois que la boîte à outils d'administration complète est à jour, assurez-vous qu'elle est correctement diffusée auprès de toute l'équipe.
Coordonnez les contrôles réguliers avec le chef de service pour vous assurer que tout le monde utilise une source unique de vérité.
• Supervision des audits opérationnels
Informer et former les auditeurs avant l'audit. S'assurer que les auditeurs utilisent les bons outils et la bonne méthodologie. Informer les parcs avant la reprise de l'audit.
Mettre à jour et améliorer les outils d'audit si nécessaire.
S'assurer que les résultats de l'audit sont communiqués en temps opportun. S'assurer que toutes les leçons apprises sont enregistrées et communiquées. S'assurer que toutes les mesures correctives post-audit sont suivies par le service des opérations.
• Droits de l'homme
Agir en tant que point focal central pour toutes les allégations relatives aux droits de l'homme, agir en tant que paire d'yeux objective et s'assurer que le processus complet est respecté et documenté.
Effectuer des audits trimestriels sur tous les canaux de réclamation des parcs et des bureaux et rendre compte au Comité exécutif.
• Registre des risques
Mettre à jour le registre des risques pour le Comité exécutif par pilier. Mettre à jour avant chaque réunion FR&A (2 x par an)
Déployer le registre des risques aux PMU pour qu'il soit complété. Puis consolider les résultats du registre
(provisoire) Tenir à jour le registre des affaires juridiques actuellement en cours dans l'ensemble des parcs.
• Une qualification liée à l'audit/aux risques sera avantageuse
• Très organisé, systématique et méthodique
• Bonne attention aux détails - à la fois sur le plan administratif mais aussi en termes de contenu/substance
• Approche pratique et logique - nous voulons éviter de créer un « monstre bureaucratique »
• Solide joueur d'équipe, avec une excellente gestion interpersonnelle et relationnelle
• Axé sur les délais et la qualité
• Le français et/ou le portugais sont très avantageux
• Une bonne compréhension des opérations AP et du modèle commercial est très avantageuse
Date limite de candidature : 20 septembre 2024